Theo nghị quyết của Quốc hội năm 2025 về phát triển kinh tế tư nhân, cách tính thuế khoán cho hộ kinh doanh được bãi bỏ chậm nhất từ ngày 1/1/2026; hộ kinh doanh chuyển sang tự kê khai, tự nộp thuế trên doanh thu thực tế. Với chủ homestay, quán ăn, cửa hàng tạp hoá, tiệm sửa xe ở vùng Hà Giang cũ, thay đổi lớn nhất không phải ở mức thuế mà ở thói quen: phải ghi chép doanh thu đều đặn, giữ chứng từ, dùng hoá đơn điện tử khi thuộc diện, và tự nộp tờ khai đúng hạn.
Bài này giải thích nguyên lý của cách làm mới, các việc cụ thể chủ hộ cần làm mỗi ngày, mỗi kỳ, và những sai lầm hay gặp. Bài không nêu tỷ lệ thuế, ngưỡng doanh thu hay mức phạt vì các con số này đang được điều chỉnh; chủ hộ nên tra văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý mình.
Thuế khoán và tự kê khai: khác nhau ở đâu
Thuế khoán là cách cơ quan thuế ước doanh thu của hộ cho cả năm, tính ra số thuế cố định, thông báo cho hộ nộp theo kỳ. Chủ hộ không phải ghi chép nhiều; đổi lại số thuế có khi không khớp thực tế, mùa vắng khách vẫn nộp như mùa đông khách. Ở vùng cao, nơi doanh thu homestay, quán ăn lên xuống rất mạnh theo mùa hoa, mùa lúa chín, cách khoán gây nhiều tranh cãi.
Tự kê khai là chủ hộ tự ghi lại doanh thu thực tế, tự xác định số thuế theo phương pháp áp dụng cho nhóm của mình, tự nộp tờ khai và nộp tiền. Ưu điểm là thuế bám sát thực tế: tháng vắng khách thì ít thuế. Nhược điểm là chủ hộ phải có sổ sách, phải nhớ hạn, và phải chịu trách nhiệm về số liệu mình khai.
Đi kèm việc bỏ thuế khoán là xu hướng số hoá: hoá đơn điện tử, thanh toán không dùng tiền mặt, kê khai qua ứng dụng. Với hộ ở trung tâm Hà Giang cũ, chuyện này tương đối dễ thích nghi; với hộ ở thôn xa, sóng yếu, chủ hộ lớn tuổi, cần thời gian và người hỗ trợ. Cơ quan thuế thường tổ chức hướng dẫn tập trung; hỏi ủy ban xã về lịch hướng dẫn.
Việc cần làm của chủ hộ: hằng ngày, hằng kỳ, hằng năm
Khung việc dưới đây giúp chủ hộ không bị dồn việc vào cuối kỳ:
- Hằng ngày: ghi doanh thu. Ghi mỗi khoản bán hàng, mỗi lượt khách lưu trú, mỗi bàn ăn vào sổ hoặc ứng dụng. Với tiền chuyển khoản, sao kê ngân hàng là bằng chứng sẵn có; với tiền mặt, phải tự ghi.
- Hằng ngày: giữ chứng từ đầu vào. Hoá đơn mua hàng, mua vật tư, phiếu nhập hàng. Chứng từ đầu vào giúp chứng minh nguồn gốc hàng hoá và cần cho những phương pháp tính thuế dựa trên thu nhập.
- Khi bán: xuất hoá đơn nếu thuộc diện. Hộ thuộc diện dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thì xuất ngay khi bán; hộ chưa thuộc diện vẫn có thể xuất hoá đơn khi khách cần theo quy định.
- Hằng kỳ: nộp tờ khai và nộp thuế. Kỳ khai (tháng, quý) và hạn nộp theo quy định áp dụng cho hộ; nộp qua ứng dụng thuế trên điện thoại, cổng thuế điện tử, hoặc tại cơ quan thuế.
- Cuối năm: đối chiếu. So tổng doanh thu đã khai với sổ ghi chép và sao kê; điều chỉnh nếu có sai sót trước khi cơ quan thuế phát hiện.
Một cuốn sổ ghi tay đều đặn tốt hơn một phần mềm đắt tiền dùng thất thường. Bắt đầu bằng sổ, khi quen thì chuyển sang ứng dụng.
Hoá đơn điện tử: ai phải dùng, dùng thế nào
Quy định về hoá đơn, chứng từ sửa đổi năm 2025 yêu cầu hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ một ngưỡng nhất định trong một số ngành như bán lẻ, ăn uống, lưu trú, dịch vụ phục vụ trực tiếp người tiêu dùng phải dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Ngưỡng cụ thể và danh sách ngành theo văn bản hiện hành; chủ hộ nên hỏi cơ quan thuế xem mình có thuộc diện không, thay vì đoán.
Máy tính tiền không nhất thiết là thiết bị đắt tiền; có thể là phần mềm trên máy tính, máy tính bảng hay điện thoại, kết nối với nhà cung cấp hoá đơn. Mỗi lần bán, phần mềm tạo hoá đơn có mã của cơ quan thuế và gửi dữ liệu đi. Với homestay ở vùng sóng yếu, hỏi nhà cung cấp về khả năng lưu tạm khi mất mạng rồi gửi lại.
Hoá đơn có ích cho chính chủ hộ: công ty lữ hành đặt phòng cho khách thường yêu cầu hoá đơn; cơ quan, đoàn công tác thuê phòng, đặt cơm cần hoá đơn để thanh toán. Hộ xuất được hoá đơn sẽ nhận được những đơn hàng này dễ hơn. Hộ không xuất được hoá đơn sẽ dần bị loại khỏi chuỗi khách đoàn.
Riêng cho từng loại hình phổ biến ở vùng Hà Giang cũ
Homestay. Doanh thu chia theo mùa rất rõ. Ghi theo từng lượt khách, tách tiền phòng, tiền ăn, tiền dịch vụ khác như thuê xe, dẫn đường nếu có. Khách đặt qua nền tảng trực tuyến thì giữ báo cáo của nền tảng; nền tảng nước ngoài cũng có nghĩa vụ thuế riêng theo quy định, nhưng doanh thu của bạn vẫn là của bạn.
Quán ăn, quán cà phê. Nhiều giao dịch nhỏ, tiền mặt nhiều. Dùng phần mềm bán hàng đơn giản hoặc máy tính tiền giúp ghi doanh thu tự động; cuối ngày đối chiếu với tiền thực có trong két.
Tạp hoá, vật tư nông nghiệp. Hàng nhập về chiếm phần lớn giá trị; giữ hoá đơn nhập để chứng minh nguồn gốc, nhất là với hàng qua vùng biên, phân bón, thuốc bảo vệ thực vật.
Thu mua nông sản của dân. Mua chè, cam, mật ong trực tiếp của nông dân không có hoá đơn thì lập bảng kê thu mua theo mẫu quy định, ghi tên người bán, số lượng, giá. Đây là chứng từ hợp lệ thay hoá đơn trong trường hợp được phép.
Cho thuê xe, dịch vụ vận chuyển. Ghi theo từng hợp đồng thuê; tiền đặt cọc là khoản giữ hộ, không phải doanh thu, cho tới khi được giữ lại vì khách vi phạm.
Sai lầm hay gặp và cách tránh
Sai lầm thứ nhất là ghi dồn: cả tháng không ghi, cuối tháng ước chừng. Cách ước này hoặc khai thiếu (rủi ro bị truy thu), hoặc khai thừa (thiệt cho mình). Ghi mỗi ngày mất năm phút, ghi dồn mất cả buổi mà vẫn sai.
Sai lầm thứ hai là trộn tiền nhà với tiền kinh doanh. Tài khoản ngân hàng dùng chung cho chi tiêu gia đình, nhận tiền khách, nhận tiền con gửi về làm sao kê rối, khó chứng minh khoản nào là doanh thu. Mở một tài khoản riêng cho kinh doanh là việc đơn giản và đáng làm.
Sai lầm thứ ba là nghe theo lời khuyên "đừng nhận chuyển khoản để khỏi bị thuế". Giao dịch tiền mặt không làm nghĩa vụ thuế biến mất; nó chỉ làm bạn mất bằng chứng khi có tranh chấp với khách, và mất lượng khách quen thanh toán bằng điện thoại, nhất là khách trẻ và khách nước ngoài.
Sai lầm thứ tư là quên rằng ngừng kinh doanh cũng phải báo. Hộ đóng cửa trong mùa mưa, chuyển nghề, nên thông báo tạm ngừng hoặc chấm dứt theo quy định để không phát sinh nghĩa vụ khai thuế cho thời gian không kinh doanh.
Hỏi ai, học ở đâu
Đầu mối chính là cơ quan thuế đang quản lý hộ của bạn. Sau đợt sắp xếp bộ máy năm 2025, hệ thống thuế được tổ chức lại theo cấp tỉnh và các đơn vị thuế cơ sở theo khu vực; tra trên ứng dụng thuế hoặc hỏi ủy ban xã để biết đơn vị nào quản lý xã mình. Cơ quan thuế thường có bộ phận hỗ trợ người nộp thuế, tổ chức các buổi hướng dẫn tại xã.
Các chi phí, mức thuế, ngưỡng doanh thu áp dụng cho hộ kinh doanh do luật thuế và nghị định quy định, có thể được sửa đổi trong giai đoạn chuyển đổi. Bài viết này cố ý không nêu con số. Khi có người đưa ra con số, hãy hỏi lại họ lấy từ văn bản nào, hiệu lực từ ngày nào.
Với hộ ở thôn xa, con cháu biết dùng điện thoại là người hỗ trợ tốt nhất. Cùng bố mẹ cài ứng dụng thuế, đăng nhập bằng tài khoản định danh, nộp thử một tờ khai dưới hướng dẫn của cán bộ thuế, rồi lần sau tự làm. Không giao tài khoản, mật khẩu cho người lạ "làm hộ thuế".
Hội phụ nữ, hội nông dân, hợp tác xã du lịch ở một số thôn cũng tổ chức các buổi chia sẻ kinh nghiệm ghi chép sổ sách cho hội viên. Học cùng hàng xóm làm cùng nghề thường dễ hiểu hơn đọc văn bản, và các câu hỏi chung có thể gom lại hỏi cơ quan thuế một lần.
Chuẩn bị cho giai đoạn chuyển đổi
Hộ đang nộp thuế khoán nên bắt đầu ghi chép ngay từ bây giờ, kể cả trước khi chính thức chuyển sang kê khai. Ghi vài tháng giúp bạn biết doanh thu thật theo mùa, dự tính được số thuế, và không bỡ ngỡ khi tự khai.
Kiểm tra thông tin đăng ký của hộ: tên chủ hộ, mã số thuế, địa chỉ kinh doanh (sau hợp nhất ghi theo xã mới), ngành nghề. Thông tin sai dẫn tới tờ khai bị lỗi, hoá đơn bị từ chối.
Nếu hộ đã lớn, doanh thu cao, nhiều lao động, đây cũng là lúc cân nhắc chuyển thành doanh nghiệp. Hộ kinh doanh lớn tự kê khai thì khối lượng sổ sách đã gần với doanh nghiệp nhỏ; chuyển đổi có thể đem lại lợi ích về tư cách pháp lý, khả năng hợp tác với công ty lữ hành, vay vốn.
Cuối cùng, hãy lường trước rằng năm đầu chuyển đổi sẽ có lúng túng ở cả hai phía: hộ kinh doanh chưa quen, phần mềm còn lỗi, hướng dẫn được bổ sung dần. Giữ đầy đủ sổ sách, chứng từ và biên nhận đã nộp là cách tốt nhất để giải trình khi có sai lệch, và để được hướng dẫn điều chỉnh thay vì bị xử lý.
Câu hỏi thường gặp
Bỏ thuế khoán thì hộ kinh doanh có phải nộp thuế nhiều hơn không?
Không nhất thiết. Số thuế tính theo doanh thu hoặc thu nhập thực tế theo phương pháp áp dụng cho từng nhóm hộ. Hộ có doanh thu thấp, mùa vụ có thể nộp ít hơn trước; hộ trước đây khai thấp thì có thể nộp nhiều hơn.
Homestay ở Đồng Văn có phải dùng hoá đơn điện tử không?
Tuỳ doanh thu và ngành theo quy định hiện hành. Hộ thuộc diện phải dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Hỏi cơ quan thuế đang quản lý để biết chắc; ngay cả khi chưa bắt buộc, có hoá đơn giúp nhận khách đoàn, khách công ty dễ hơn.
Không biết dùng điện thoại thì kê khai thuế thế nào?
Có thể nộp tờ khai giấy tại cơ quan thuế hoặc nhờ người thân có hiểu biết hỗ trợ dưới hướng dẫn của cán bộ thuế. Không giao tài khoản định danh, mật khẩu cho người không quen biết.
Mua chè của dân không có hoá đơn thì ghi chép thế nào?
Lập bảng kê thu mua hàng hoá của người sản xuất trực tiếp bán ra theo mẫu quy định, ghi rõ tên, địa chỉ người bán, số lượng, đơn giá. Bảng kê là chứng từ hợp lệ trong trường hợp được pháp luật cho phép.
Đóng cửa homestay mùa mưa có phải khai thuế không?
Nên thông báo tạm ngừng kinh doanh theo quy định cho thời gian nghỉ. Nếu không thông báo, hộ vẫn có thể phát sinh nghĩa vụ nộp tờ khai cho các kỳ đó dù không có doanh thu.